Dicas para usar bem o e-mail

O e-mail é um dos recursos mais usados na internet e como tal, há formas de utilizá-lo de maneira mais eficiente. As dicas a seguir dão orientações simples e rápidas, mas que facilitam a utilização dessa tão importante forma de comunicação.1 – Use a opção Bcc (ou equivalente) Muitas pessoas recebem e-mails que acham interessantes e encaminham à sua lista de contatos. No entanto, fazem isso simplesmente separando os e-mails por vírgula no campo Destinatário ou Cc. O problema desse tipo de utilização é que todos que receberem a mensagem poderão ver os endereços das outras pessoas que receberam o e-mail. Para evitar isso, praticamente todos os serviços de e-mail contam com o campo Bcc (ou CCo). Ao utilizá-lo, todos receberão a mensagem normalmente, porém só enxergarão o e-mail de quem o enviou.

2 – Não apague o conteúdo anterior ao responder mensagens
Prática comum em e-mails de lista de discussão, apagar o conteúdo da mensagem anterior é algo não
recomendável. Muita gente, ao responder mensagens, apaga o texto original para deixar o e-mail da resposta
menor ou menos confuso. No entanto, o destinatário muitas vezes pode não se lembrar sobre o que se trata aquela
resposta e é obrigado a procurar mensagens anteriores. Assim, ao responder e-mails, mantenha o conteúdo
anterior e apague, no máximo, os textos de propaganda que alguns serviços de e-mail exibem.

3 – Evite o uso de mensagens com imagens de fundo
Algumas pessoas que usam programas clientes de e-mail gostam de enfeitar a mensagem utilizando imagens de
fundo ou pequenas animações. Essa é uma prática não recomendável, pois o destinatário pode tentar ler a
mensagem por webmail e a visualização desta pode ser comprometida pela imagem. Além disso, e-mails com esse
recurso geralmente ficam maiores e podem atrapalhar quem utiliza conexão discada à internet. Ao redigir e-mails,
utilize sempre a forma mais simples de texto.

4 – Campo assunto claro
Ao redigir e-mails, procure sempre colocar no campo Assunto frases que estejam relacionadas com o conteúdo da
mensagem. Por exemplo, se você quer combinar de ir ao cinema com alguém, coloque no campo assunto algo
como “Filme tal no dia 5″. Se você achou um site interessante e quer sugerí-lo a um conhecido, coloque no campo
assunto algo como “InfoWester – site sobre informática”. Colocar no campo assunto frases como “Bom dia”, “Olá
de novo!” ou até mesmo deixá-lo em branco pode dificultar a localização posterior da mensagem por parte do
destinatário.

5 – Avise, se o conteúdo for comprometedor
Embora não seja recomendável, muita gente gosta de enviar piadas ou imagens, digamos, “impróprias para menores de 18 anos” por e-mail. Se achar inevitável fazer isso, ao menos coloque no campo assunto um indicativo
de que o conteúdo do e-mail pode ser comprometedor. Para isso, após o título da mensagem, insira palavras como
“Cuidado” e “Conteúdo perigoso”, do contrário, a pessoa que receber o e-mail poderá abrí-lo na frente de colegas,
do chefe, de filhos, etc.

6 – Não escreva o texto todo em letra maiúscula
Prática comum de novos usuários da internet, redigir e-mails usando apenas letras maiúsculas não é recomendável,
pois palavras em maiúsculo, na internet, significam gritar.

7 – Evite o uso de gírias e vícios da internet
Ao enviar e-mails, evite ao máximo o uso de gírias ou vícios de internet (exceto se for com seus amigos). Use
“você” em vez de “vc”, “aqui” em vez de “aki”, “obrigado” em vez de “valew”, etc. Se enviar um currículo ou uma
pergunta a uma empresa usando termos como esses, você certamente será mal-visto.

8 – Não divulgue telefone na assinatura
Há pessoas que informam o número do telefone e até o endereço de casa ou do trabalho abaixo de seu nome, na
assinatura do e-mail. Evite fazer isso, por questões de segurança. No caso de e-mails empresariais, onde isso
muitas vezes é obrigatório, apenas utilize o e-mail para fins profissionais. Utilize outro para uso pessoal e não
coloque tais informações nele.

9 – Anexos com o menor tamanho possível
Quanto menor o tamanho de um arquivo a ser enviado em anexo, melhor para quem vai recebê-lo. Se o arquivo
for grande, sempre que possível, compacte-o (com o uso de programas como Winzip, Filzip ou tar.gz em Linux).
Isso porque o destinatário pode ter limites na caixa postal, conexão lenta à internet ou seu provedor pode bloquear
mensagens que ultrapassem um determinado tamanho.

10 – Utilize nomes simples no e-mail
Em e-mails que você poderá divulgar em cadastros ou verbalmente a outras pessoas, use um nome ou uma
seqüência de caracteres o mais simples possível antes do sinal @. Por exemplo, opte por
fernando@infowester.com ao invés de f3rn4ndO@infowester.com, escolha marcelo.pereira@infowester.com ao
invés de celo2309per@infowester.com. Dessa forma, haverá menos chances de erro na hora de inserir esse e-mail
em um formulário ou informá-lo através do telefone, por exemplo.

Escrito por Emerson Alecrim

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